3. Sök fram medarbetaren i lösenordsbytesportalen = Specops.
https://passwordreset.sundsvall.se/SpecopsPassword/Helpdesk
Du kan söka på: Namn/Användarnamn.

Om mobilnummer saknas alt. är felaktigt lägger vi ärende till IT (till telefonisupporten) efter verifiering med Bank ID. Det nya mobilnumret kommer synas i Specops nästa dag efter nattens uppdateringar.
Om du INTE hittar användaren varken i Metakatalogen eller Specops: Då kan det handla om ett Drift/Konsult/Reception/Annan typ av specialkonto. Kundcenter lyfter i sådana fall ett ärende till IT-support för vidare hantering, t.ex. x-konton (xför00ef ). (i POB lägg ärendet på extern i kontaktpersonsrutan)
Om det står "Fel GPO" betyder det att personen bytt jobb inom kommunen och då behöver registrera om sin lösenordsåterställning. Klicka på "Tvinga omregistrering" och så byter du lösenord som vanligt.
Om det står konto låst i Specops med en knapp, så är det OK att vi låser upp. Kund har antagligen misslyckats logga in för många gånger.
Om personen finns i Meta men inte i Specops kan det röra sig om en helt nyanställd medarbetare (upplagd idag). Den kommer inte synas i Specops förrän efter nattkörningen. Be personen ringa i morgon igen.

4. Verifiera medarbetaren med någon av metoderna nedan.

5. Vid lyckad verifiering sätter du ett nytt engångslösenord åt medarbetaren i Specops.

Öppna fliken: Lösenordsåterställning.

Skriv in ett nytt engångslösenord i fältet: Nytt lösenord.

Klicka på knappen: Återställ lösenord.

6. Informera ut engångslösenordet över telefon eller skicka ut det via SMS. Om både användarnamn och lösenord ska skickas ut måste dom separeras av säkerhetsskäl. Exempelvis: Användarnamn skickas via mejl. Lösenord skickas via SMS.

7. Kontrollera att medarbetaren lyckas logga in och byta engångslösenordet. På så sätt undviker man omringning vid inloggningsproblem.

8. Klart!

Specialfall med Bolagen

För att byta lösenord åt en medarbetare på de kommunala bolagen behöver man ändra domän/organisation för att kunna hitta dem i Meta Admin och Specops.

Specialfall när konsultuppdrag förlängts

Uppdragsgivaren hör av sig till IT så kan kontot förlängas.

_____________________________________________________________________________

Verifiering av medarbetare

De olika metoderna man kan välja på:

Vi skickar ut en verifieringskod till medarbetarens mobiltelefon - och medarbetaren läser upp koden.
Medarbetaren svarar på en av sina kontrollfrågor som uppgetts i registreringen för lösenordsåterställning.
Medarbetaren verifierar sig med BankID.
Medarbetaren går till receptionen i Kommunhuset och visar upp giltig legitimation.
Medarbetarens närmsta chef skickar ett mejl till IT-support och begär inloggningsuppgifter.
Akuta lägen/specialfall OCH BARA om vi fått OK från IT: Medarbetarens närmsta chef ringer och verifierar sig med sitt BankID.

Metod 1: Har medarbetaren ett mobilnummer inlagt i sina uppgifter

Klicka på knappen ”Skicka kod” i Specops. Då skickas en verifieringskod till medarbetarens mobiltelefon. Be inringande att läsa upp denna kod och kontrollera att koden stämmer överens mot den som står i Specops.

Saknar eller felaktigt mobilnummer:

Verifiera medarbetaren med en annan metod. Lyft sedan ett ärende till IT-support med medarbetarens rätta mobilnummer, så lägger IT-support in detta.

Metod 2: Har medarbetaren en kontrollfråga i Specops

Ställ kontrollfrågan till medarbetaren. Skriv svaret i Specops svarsfält och klicka på knappen ”Verifiera svar”.

OBS! Svaret är skiftlägeskänsligt = Stor/liten bokstav.

Grön bock = Rätt svar.

Röd boll = Fel svar.

OBS! Om medarbetaren inte vet svaret - eller ger fel svar på sin säkerhetsfråga:

Klicka på knappen “Tvinga omregistrering” i Specops. Kontrollera sedan om du kan verifiera inringande med en annan metod. Medarbetaren kommer få ett mejl med hänvisning att registrera om lösenordsåterställning.

Om medarbetaren har svarat fel 5 gånger låses kontot. Se HÄR hur man gör för att öppna det.

Metod 3: Saknas kontrollfråga/mobilnummer/vet ej svaret/fel svar/otillgänglig mobil

Verifiera medarbetaren via BankID. Se guide nedan.

Metod 4: Saknar medarbetaren tillgång/vill inte verifiera sig med BankID

Alternativ 1:

Hänvisa medarbetaren att gå till receptionen i Kommunhuset och uppvisa giltig legitimation. Exempelvis: Körkort.

Alternativ 2:

Hänvisa att medarbetarens närmsta chef kan skicka ett mejl till IT-support och begära inloggningsuppgifter/nytt lösenord.

Metod 5: Vid akuta lägen/specialfall

Kontrollera situationen med närmsta chef inom Kundcenter för ett godkännande.

Vid OK ringer medarbetarens närmsta chef och verifierar sig med sitt BankID.

_____________________________________________________________________________

Bank ID

1. Gå till portalen för verifiering med BankID. Webblänk:

https://e-arendentest.sundsvall.se/oversikt/overview/76

2. Klicka på: Starta e-tjänsten.

3. Skriv medarbetarens användarnamn i fältet: Lägg till användare.

4. Klicka på medarbetarens namn/användarnamn som dyker upp.

5. Klicka på: Gå till signering.

6. Välj: BankID på annan enhet.

7. Be om medarbetarens fullständiga personnummer och skriv in det i fältet: Personnummer.

8. Klicka på: Nästa.

9. Be inringande att öppna BankID och verifiera sig där. Det kommer stå att personen ska signera/verifiera sig mot ”Sundsvalls kommun”.

10. Om verifiering lyckas omdirigeras du till en sida med en bekräftelse.

11. Ordna ett nytt engångslösenord till medarbetaren via Specops.

_____________________________________________________________________________

Metakatalogen

Kontrollera medarbetarens anställningsstatus i Metakalatogen (Meta admin).

Man kan söka på namn eller användarnamn.

_____________________________________________________________________________

Registrera sig för lösenordsåterställning

Tjänsten lösenordsåterställning kan medarbetare använda för att återställa lösenordet själv (exempelvis om det har glömts bort). OBS! Lösenordsåterställning kräver att medarbetaren registrerar denna tjänst + har en kommunmejl kopplad mot medarbetarkontot (privat mejladress fungerar ej). Timvikarier har oftast ingen kommunmejl.

Lösenordsåterställning finns på följande ställen:

- Före du väljer inloggningsmetod på www.sundsvall.se

- Vid inloggningsläget på www.sundsvall.se

- Vid inloggningsläget på en kommundator.

Registrering:

- Sker via intranätsverktyget: Registrering - återställning av lösenord.

- I registreringen kommer du få välja 3st frågor och tillhörande svar.

- OBS! Svaren är skiftlägeslägeskänsliga (stor/liten bokstav).

_____________________________________________________________________________

Lösenordsbyte vid inloggning

1. Starta upp kommundatorn som vanligt.

2. Vänta tills datorn kommer till låsskärmen.

3. Tryck ner följande tangenter samtidigt: CTRL ALT DEL

4. Datorn kommer nu efterfråga inloggningsuppgifter.

•Användarnamn = Här skriver medarbetaren sitt medarbetarkonto.

•Lösenord = Här skriver medarbetaren sitt nuvarande lösenord/engångslösenord.

5. När alla fält har fyllts i riktigt, tryck på tangenten: Enter.

6. Datorn kommer nu meddela: Användarens lösenord måste ändras före inloggning.

7. Klicka på: OK.

8. Fyll i följande 3 fält som ligger under användarnamnet. OBS! Fält 1 brukar oftast redan vara ifyllti detta läge.

•Fält 1 (Nuvarande lösenord) = Här skriver medarbetaren sitt nuvarande lösenord/engångslösenord.

•Fält 2(Nytt lösenord)= Här skriver medarbetaren ett nytt lösenord.

•Fält 3 (Bekräfta lösenord) = Här upprepar medarbetaren det nya lösenordet.

9. När alla fält har fyllts i riktigt, tryck på tangenten: Enter.

10. Nu meddelas ifall lösenordet har ändrats -eller ifall det inte uppfyller alla lösenordskrav. OBS! Ifall ett lösenordsbyte inte går igenom på första försöket: Då är det väldigt vanligt att Fält 1 (Nuvarande lösenord) blir tomt när man kommer tillbaka till lösenordsbytesläget. Hänvisa medarbetaren att kontrollera/fylla i detta fält om så är fallet.

_____________________________________________________________________________

Lösenordsbyte när man redan är inloggad

1. Du måste redan vara inloggad på en kommundator (VPN måste vara aktiverat om du jobbar på distans)

2. Tryck ner följande tangenter samtidigt: CTRL ALT DEL

3. Nu listas nedanstående alternativ upp på skärmen.

•Lås.

•Logga ut.

•Ändra lösenord.

•Aktivitetshanteraren.

4. Klicka på: Ändra lösenord.

5. Nu listas nedanstående alternativ upp på skärmen.

•En ruta som beskriver alla lösenordskrav som måste uppfyllas = Placerad till vänster på skärmen.

•Gammalt lösenord = Här skriver medarbetaren sitt nuvarande lösenord/engångslösenord.

•Nytt lösenord = Här skriver medarbetaren sitt nya önskade lösenord.

•Bekräfta lösenord = Här upprepar medarbetaren sitt nya önskade lösenord.

6. När alla fält har fyllts i riktigt, tryck påtangenten: Enter.

7. Nu meddelas ifall lösenordet har ändrats-eller ifall det inte uppfylleralla lösenordskrav.

_____________________________________________________________________________

Lösenordsbyte vid inloggning via webben

Kortfattad beskrivning:

1. Surfa till hemsidan: www.sundsvall.se

2. Logga in som medarbetare (Webbdosa).

3. Hemsidan kommer nu efterfråga ett lösenordsbyte.

4. Fyll i alla fält(Nuvarande/Nytt/Nytt lösenord igen).

5. Klicka på knappen: Byt lösenord.

Detaljerad beskrivning:

1. Surfa till hemsidan:www.sundsvall.se

1.1. Mobiltelefon/surfplatta: Uppe till höger på hemsidan, klicka på: Meny.

2. Klicka på knappen: Logga in.

3. Klicka på alternativet: Logga in som medarbetare.

4. Välj inloggningsmetoden: Logga in med webbdosa(enklast -dom övriga metoderna fungerar också).

5. Hemsidan kommer nu efterfråga inloggningsuppgifter.

•AnvändarID = Här skriver medarbetaren sitt medarbetarkonto. Bokstäver och siffror på vanligt sätt.

•Lösenord = Här skriver medarbetaren sitt nuvarande lösenord/engångslösenord. Bokstäver skrivs på vanligt sätt. Siffror måste däremot fyllas i genom att klicka på knappsatsen under inloggningsfältet.

6. När alla fält har fyllts iriktigt, klickapå knappen:Logga in.

7. Hemsidan kommer nu efterfråga ett lösenordsbyte.

•Nuvarande lösenord = Här skriver medarbetaren sitt nuvarande lösenord/engångslösenord.

•Nytt lösenord = Här skriver medarbetaren ett nytt lösenord.

•Nytt lösenord igen = Här upprepar medarbetaren det nya lösenordet.

8. När alla fält har fyllts i riktigt, klicka på gröna knappen: Byt lösenord.

9. Nu meddelas ifall lösenordet har ändrats - eller ifall det inte uppfyller alla lösenordskrav.

_____________________________________________________________________________

Problem: Medarbetare jobbar på distans och lösenordet har bytts

Administrativa datorer (WS / WB):

OBS! Då måste lösenordet bytas 2st gånger för att det ska synka rätt i alla system!

1. Vid behov: Verifiera medarbetarens identitet och sätt ett nytt engångslösenord, enligt rutin.

2. Hänvisa medarbetaren att logga in till intranätet via webben > Sätt ett nytt lösenord.

3. Hänvisa medarbetaren att logga in med nya lösenordet i VPN-lösningen Cisco Anyconnect.

4. Hänvisa medarbetaren att klicka CTRL ALT DEL > Ändra lösenord > Sätt ett nytt lösenord.

5. Om medarbetaren har e-postsynk på mobil/surfplatta > Hänvisa medarbetaren att lägga in nya lösenordet där.

6. Nu kan det nya lösenordet användas både vid inloggning på datorn, VPN och övriga system.

Pedagogiska datorer (PS / PB / MPS / MPB / LB):

En pedagogisk dator kommer inte känna av det nya lösenordet förens datorn tas med in på kontorets nät (omstart av datorn rekommenderas också). Tills att detta sker använder man det gamla/tidigare lösenordet för att logga in på själva datorn - och det nya/aktuella lösenordet på alla andra ställen.

_____________________________________________________________________________

Problem: Medarbetaren har råkat öppna lösenordsåterställningen

Det är vanligt att medarbetare ringer in och har medvetet/omedvetet/av misstag öppnat lösenordsåterställningen på en kommundator.

När du har verifierat medarbetaren + ordnat nytt engångslösenord enligt rutin måste medarbetaren kryssa ner lösenordsåterställningen och sedan genomföra en vanlig inloggning (för att kunna ändra till ett riktigt lösenord).

1. Klicka på krysset uppe i högra hörnet för att återgå till det vanliga inloggningsläget.

2. Medarbetaren ska sedan genomföra en inloggning precis som vanligt.

_____________________________________________________________________________

Problem: Medarbetaren har svarat fel 5 gånger på kontrollfrågorna

Om medarbetaren själv har försökt en lösenordsåterställning men svarat fel på säkerhetsfrågorna 5 gånger spärras kontot.

Nästa gång medarbetaren lyckas logga in på en kommundator kommer följande meddelande dyka upp nere i högra hörnet:

Alternativ 1: Klicka på meddelandet ifråga .Då öppnas hemsidan för registrering av lösenordsåterställning.
Alternativ 2: Öppna följande verktyg på intranätet = Registrering -återställning av lösenord. Då öppnas hemsidan för registrering av lösenordsåterställning.

_____________________________________________________________________________

Konto: Låst

Kundcenter lyfter ett ärende till IT-support. Ärendet kommer inte hanteras om medarbetaren själv mejlar in det från en privat/extern mejladress.

Sundsvalls Kommun

Lösenordsbyte & verifiering av medarbetare

Rutin: Verifiering & Lösenordsbyte

Verifiering av medarbetare

Bank ID

Metakatalogen

Registrera sig för lösenordsåterställning

Lösenordsbyte vid inloggning

Lösenordsbyte när man redan är inloggad

Lösenordsbyte vid inloggning via webben

Problem: Medarbetare jobbar på distans och lösenordet har bytts

Problem: Medarbetaren har råkat öppna lösenordsåterställningen

Problem: Medarbetaren har svarat fel 5 gånger på kontrollfrågorna

Konto: Låst

Hjälpte guiden dig?