Fakturering passerkort
Nya faktureringsfilerna för passerkort
Innehåll
Vilka kolumner ska man fylla i - INTERNT?
Ny rutin: Fakturera uthyrningskort
Hur lägger man till fler rader?
Hur gör man en ny summa-formel?
Vilka fält ska man fylla i - EXTERNT?
Hur gör man nya 2-veckorsfiler?
Tidigare fakturering via webformulär
___________________________________________________________________
Var finns filerna?
- Gå in på Teams
- Teamet: SC Admin Kundtjänst-ORK-KSK
- Kanal: Passerkort & Nycklar
- Fliken: Filer
- Mapp: Fakturering
Det ska alltid finnas en fil för externt och en för internt för varje 2-veckorsperiod.
___________________________________________________________________
Vilka kolumner ska man fylla i - INTERNT?
Fet text = De kolumner som du ska fylla i
A - Rad: Här ska det alltid stå 1
B - Kund: Betalande förvaltnings Kund-ID (se tabell)
C - Avsändande enhet: Här ska det alltid stå 16
D - Fakturatyp: Här ska det alltid stå 16
E - Vår referens: Här ska det alltid stå Stefan Rex
F - Er referens: Här skriver vi namnet på den som lagt ordern
G - Referensnummer: Här skriver vi ref.numret som kund angett
H - Radtext: Här skriver vi vad vi sålt och vem användaren är. T.ex. Fotokort Anna Andersson.
I - Antal: Skriv hur många kort du gjort? Antal 1 är förifyllt.
J - Á-pris: Skriv vad styckepriset är för denna sorts kort
K - Belopp: Beräknas automatiskt
L - Ansvar: Här ska det alltid stå 16300000
M - Ukonto: Här ska det alltid stå 936300
N - Verksamhet: Här ska det alltid stå 910300
O - Akt: Här ska det alltid stå 5247
P och Q lämnas tomma
R - Motpart: Skriv in kundens motpart för betalande förvaltning (se tabell)
S - Summa: Beräknas automatiskt
T - Fakturatyp: Ekonomiservice egna kolumner
___________________________________________________________________
Vad är kund och motpart?
Här finns en utskriftsvänlig lista över kund-ID och kundens motpart.
OBS! Drakfastigheter och Servicecenter har egna Kund- och Motpartskoder! För att hålla koll på vart folk jobbar kan man titta på ref.numrets startsiffra. 5 = Drakfastigheter och 9 = Servicecenter.
___________________________________________________________________
Ny rutin: Fakturera uthyrningskort
Nu kan vi fakturera Uthyrningens passerkort på samma sätt som vi fakturerar alla andra!
Eftersom det är KoF som betalar Drakfastigheter så använder vi INTERN-fakturafilen för detta.
B - Betalande förvaltnings kund-ID = 40
F - Er ref = Anna Vestin
G - Refnr = 4ANN19VES
H - Radtext = Passerk XXXXX Namn
I - Antal = Antal kort du gjort
J - À-pris = 150 kr
R - Motpart = 140
___________________________________________________________________
Klistra in text i Excel
Om du kopierar text eller ref.nummer från t.ex. e-tjänsten behöver du välja inklistringsalternativ Värden (V) annars får vi olika typsnitt, storlek och formateringar i fakturafilen och det blir fult och svårläst.
När du ska klistra in högerklickar du och väljer "clipboarden med 123", se bild. Då klistras bara tecknen in, helt utan formatering.
___________________________________________________________________
Hur lägger man till fler rader?
Tabellerna i filerna innehåller inte så många rader från början och vi fakturerar rätt mycket. Innan raderna tar slut behöver man se till att vi kan göra fler rader! Man kan göra på flera olika sätt, ett av dem beskrivs nedan:
1. Markera en hel rad i tabellen genom att trycka på siffran längst ut i kanten. Välj en rad som du inte redan skrivit på. Hela raden ska bli skuggad.
2. Tryck på knappen "Infoga". En helt tom rad infogas. Tryck många gånger för att göra många rader.
3. Markera en rad där all vår förinskrivna information står. Kopiera (ctrl+c).
4. Markera en av de tomma raderna som du precis gjort. Klistra in (ctrl+v). OBS! Här ska du inte välja "clipboard med 123", nu vill du få med formatering och formlerna som gör beräkningarna.
5. Upprepa.
Tips: Om du kopierar fem rader åt gången kan du även klistra in fem rader åt gången. Men då behöver du markera (steg 4) fem rader också.
___________________________________________________________________
Hur lägger man till ny summa-formel längst ner?
- Ställ markören i rutan där du vill ha summan skriven.
- Skriv: =summa(
- Markera alla cellerna som du vill summera
- Skriv: )
Det ska se ut ungefär så här: 
men siffrorna i parentesen ändras beroende på hur många rader med fakturor man har.
___________________________________________________________________
Hur gör man när summan inte fylls i automatiskt på fakturaraden?
Detta gäller i J-kolumnen och i S-kolumnen i Internfaktureringsfilen.
- Ställ markören i en ruta där uträkningen fungerar.
- Rör muspekaren i högra nedre hörnet på ramen, där den gröna kvadraten är så att du får fram ett svart plus-tecken.
- Tryck in vänster musknapp och dra neråt så att du täcker rutan som du vill ha uträkningen i. Släpp. Nu kopieras formeln så att du får samma sorts uträkning som på raden du valde.
___________________________________________________________________
Vilka fält ska man fylla i - EXTERNT?
A - Rad: Här ska det alltid stå 1
B - Org/persnr: Fyll i det som kund angett
C - Efternamn Förnamn/Företag/Förening: Fyll i det som kund angett
D - C/O: Fyll i om det finns
E - Postadress: Fyll i det som kund angett
F - Postnr och Ort: Fyll i det som kund angett, postort med STORA bokstäver
G - Vår Ref: Här ska det alltid stå Stefan Rex
H - Er Ref: beställande kunds namn eller ref.nr om de angett det
I - Fakturatext: Här skriver vi vad vi sålt och vem användaren är. T.ex. Fotokort Anna Andersson.
J - Antal: Skriv hur många kort du gjort? Antal 1 är förifyllt.
K - Á-pris: Skriv vad styckepriset är för denna sorts kort
L - Ansvar: Här ska det alltid stå 16300000
M - Ukonto: Här ska det alltid stå 361000
N - Verksamhet: Här ska det alltid stå 910300
O - Akt: Här ska det alltid stå 5247
P och Q lämnas tomma
R - Motpart: Se särskild motpartstabell på INFO-fliken i filen
S - Belopp: Beräknas automatiskt
T - Momskod: 25 är förifylld
U - Bilaga: Här ska det alltid tå N
V & W - Ekonomiservice egna kolumner
___________________________________________________________________
Hur skickar vi in filerna?
Måndag udda vecka skickar vi in förra 2-veckorsperiodens filer. Kollegan som har KoN i schemat på måndag ansvarar för att detta blir gjort.
Se bifogad fil hur de vill att den externa filen ska vara ifylld innan vi skickar in.
1. Öppna filen och ta bort alla tomma rader längst ner innan summaraden.
2. Kontrollera så att ingen fakturatext är längre än 30 tecken. Förkorta om behov finns! Annars kostar det extra!
3. Kontrollera att det inte är blanksteg efter referensnumret,
4. Tryck på knappen "kuvertet med gem" (se bild):
5. Ett mejl öppnas automatiskt med filen bifogad
6. Skicka mejlet till ssckund@sundsvall.se och hälsa från passerkortadministrationen.
7. Gör likadant med den andra filen.
8. Inskickade filer dras därefter över för arkivering i mappen Inskickade faktureringsfiler
___________________________________________________________________
Hur gör man nya 2-veckorsfiler?
I faktureringsmappen finns två mallar, en för internt och en för externt.
Varje udda måndag gör vi nya filer för de kommande två veckorna. Kollegan som har KoN i schemat på måndag ansvarar för att detta blir gjort.
1. Gå till mappen i Teams där fakturafilerna ligger.
2. Tryck på de tre prickarna efter första MALL-filen
3. Välj "Kopiera till"
4. Tryck på knappen "Kopiera hit"
5. Nu får du en varning. Välj "Behåll båda".
6. Nu har du fått en exakt kopia av mallen - med med en etta på slutet i namnet.
7. Tryck på de tre prickarna vid kopian och välj "Byt namn"
8. Ta bort ordet MALL och skriv istället vilka två veckor filen gäller. Ta bort ettan på slutet.
9. Tryck på knappen "Byt namn". Klart!
10. Gör likadant för den andra filen.
___________________________________________________________________
Kreditfaktura
- Om man fakturerat fel gör man en kreditfaktura.
- Kund behöver betala den felaktiga fakturan och får sedan pengarna tillbaka från oss.
Gör så här:
1. Börja på en ny faktura-rad i Excel-filen
2. Skriv personen vi haft kontakt med som Referens
3. Skriv Referensnummer enligt fakturan som ska krediteras
4. Skriv fakturanumret som Radtext
5. I Antal-rutan skriver man -1
6. Kund och Motpart som vanligt
___________________________________________________________________
Tidigare fakturering via webformuläret
Internfakturering
- Gå till: https://e-arenden.sundsvall.se/kundfakturaformular
- Öppna e-tjänsten och fyll i enligt tabell nedan
- Vem är vår kontaktperson: Jag själv
- Fakturerande förvaltning: 16 - Drakfastigheter
- Fakturan ska skickas till: Sundsvalls Kommun
- Vilken förvaltning ska betala fakturan
- Ange refnummer på den som är mottagare av fakturan
- Hur många fakturarader vill du lägga till
- Fakturatext: Passerkort eller fotokort, för- och efternamn och ärendenumret
- Antal: Skriv antal kort
- A-pris: 150:- / Fotokort 200:-
- Ansvar: 16300000
- Intäktskonto: 936100 (Försäljning av verksamheter)
- Verksamhet: 910300 (Gemensam administration fastig)
- Aktivitet: 5247 (OH)
- Skriv fakturanumret i noteringen i passerkortsbeställningen ( E-tjänsten ) - spara
- Klart!
- För Kultur & Fritid gäller Refnr 4CHGU (Christel Öhgren) / antal fakturarader är 5 (oftast, när det gäller KoF)
- Fyll i bokningsnummer istället för namnet
- A´pris 150:- ( Borttappade Kalaskort 165:- )
__________________________________________________________________
Extern fakturering
- https://e-arenden.sundsvall.se/kundfakturaformular
- Kontaktperson: Jag själv
- Fakturerande förvaltning: Drakfastigheter
- Fakturan ska skickas till externt företag
- Sök & välj eller lägg till företagsuppgifter
- Fakturatext: Passerkort / Passertaggar
- Antal:
- A-pris: 150
- Momssats: 25%
- Ansvar: 16300000
- Intäktskonto: 361000 (Försäljning av verksamheter)
- Verksamhet: 910300 (Gemensam administration fastig)
- Aktivitet: 5247 (OH )
- Klart!