Samlad information om arbetet i Kommunreceptionen

Denna guide innehåller:

Daglig rutin
- Öppning
- Stängning

Arbetsuppgifter i receptionen

Bokning av KF-salen

Utställningsytan

Q-channel info

Socialtjänstens kallelselarm

Bra att veta

Om brandlarmet går

Daglig rutin - Öppning

Daglig rutin - Stängning

Arbetsuppgifter i receptionen

Gå genom mejl som inkommit till kommunreceptionen@sundsvall.se
Gå igenom de mail som inkommit till Kommunreceptionen
Utför och besvara. Lägg aktuell information på anslagstavlan
Info mejl skickas till kommuniation@sundsvall.se

Boka mötesrum
Boka rum i rumskalendern i Outlook enligt önskan
Skriv in dagens datum. Ex: 6/10 bokare och förvaltning samt dina initialer
Om det gäller KF ta gärna med mötesämne i bokningen (regler för KF)
Om önskar rum/tid/datum är upptaget frågar du om du ska hjälpa till att hitta annat rum/tid/datum.
Vid bokning via telefon, be bokaren mejla in bokningen till Kommunreceptionen
Spara bokningen i mappen Mötesbokningar i Outlook

Listan över var alla mötesrum ligger

Checka in besökare för bokat möte
Vi kollar i CMG-visit om mötet är registrerat. Checkar in om denne finns registrerad.
Om besökare inte är registrerad ber vi besökaren sitta ner och vänta och meddelar att de blir hämtade.

Hösten 2023 - Receptionen checkar in alla besök och lämnar ut besöksbrickor. 

Ansökan om ekonomiskt bistånd
Ta emot, stämpla/lämna ut blanketter
Hjälpa till förklara/skicka meddelande till handläggare.

Kopiator i entré (socialtjänstens)
Var behjälplig om besökare behöver hjälp att kopiera. Fyll på papper vid behov.
Vi meddelar administrationsgruppen på Socialtjänsten när dom behöver beställa mer kopieringspapper.

Lämna ut nya passerkort 
Kolla legg, personen skriver på kvittensen som lägges i avsedd låda, personen får kuvertet.
För hjälp med kod: ring 1565.

Utlåning av elcykel för anställda i kommunhuset
Bokas i Outlookkalenders för respektive cykel. Skriv bokarens namn.
Vi lämnar ut batteri, hjälm och nycklar. Nycklar finns i nyckelskåpet.
Cyklar får lånas över natten om medarbetaren har ett ärende/möte direkt på morgonen som inte är på arbetsplatsen.

Anställd vill bli insläppt genom slussarna
Kontrollera att personen jobbar i huset
Kolla om någon kollega kan hämta
Sista alternativ låna ut ett kort över dagen. (Det finns två kort för utlåning, skriv upp namn och telnr på person som lånar kortet)

Inlämning av brev som ska hämtas personligen

På kuvertet skriver handläggaren:
- Till: Klienten namn och dennes personnr
- Att handlingarna får utlämnas mot uppvisande av giltigt id-kort.
- Vilket datum kuvertet med handlingarna lämnas till receptionen
- Från: Handläggarens namn och grupptillhörighet (för identifiering av kuvertet och vid ev återsändning av ej hämtat kuvert).
Handläggaren ska överlämnar kuvertet till personal i receptionen personligen, inte lägga kuvertet på disken.

Stämplar med avsändare/mottagare stämpel på post-it.
Lägger brevet i brevhyllan i receptionen
När brevet legat mer än 7 dagar skickar vi tillbaka brevet till avsändaren eller grupp. Skriv tydligt. 

Inlämning av brev från arkivet/personalakten
Ny rutin 2022-10-04, för att känsliga uppgifter inte ska hamna hos fel person.
När någon lämnar in personalakter som ska hämtas av någon så behöver vi hålla dessa inlåsta.
När någon lämnar in brev som ska till arkivet så ska vi INTE skicka dessa med internposten utan vi ringer på arkivets jourtelefon så kommer de till oss och hämtar. 072-146 56 40

Utlämning av brev
Breven finns på brevhyllan i receptionen
Kolla legg om det står noterat på brevet
Besökaren signerar på stämpel att brevet är uthämtat
Vi sparar alla signaturer i blocket på bänken under posten

Blanketter
Vi skickar hem blanketter med snigelpost till dom som inte kan använda E-tjänst eller skriva ut själva.
De blanketter och information som vi tillhandahåller ska finnas utskrivna och i lagom mängd i broschyrstället på väggen bakom receptionen. Det gäller sådant som vi delar ut eller skickar hem till medborgare.
Om något börjar ta slut ska receptionist skriva ut/kopiera nya ex.

Blanketter till sociala fonder
Skriv medborgarens namn och hemadress på kuvert
Skriv lapp och sätt på kuvert "Debitera VOF avgiftshandläggarna"
Lägg i extern postfack

Hantverkare vill bli insläppt genom slussarna
Hantverkare ska ha egna kort med behörighet.
Saknas behörighet ring 1565. Eller hänvisa till kundtjänsts lucka.
Alt. kontakta beställaren som får släppa in/komma och hämta.
Alt2. Låna ut hantverkarkortet/lånekort. Notera namn och tel.

Lösenordsbyte på IT
Om en person behöver byta sitt lösenord på IT men saknar registrerat personnummer pga skyddad identitet eller inte lyckas verifiera sin identitet av någon annan anledning hänvisar IT personen att gå till Kommunreceptionen och legitimera sig. Receptionspersonalen ringer då till VIP-numret på IT/telefoni 060-19 17 88 och berättar att NN varit in och legitimerat sig.

Mottagande av anbud
Stämpla, skriv klockslag, skriv din signatur
Maila berörd person att anbud finns att hämta i receptionen.

Utställningsdelen
Vi ansvarar och bestämmer vilka vi vill boka in (se mer info Här)
Vid bordshyra hänvisar vi till kontorsservice 19 12 34

Protokoll som ska skrivas på
Notera information om hur/vad vi ska göra med protokollet samt vem som ska kontaktas när alla skrivit på.
Gäller protokoll från nämnder som lämnas in hos oss för att justerare ska läsa genom och signera

Inlämnande av egna frågor från medborgare inför kommunfullmäktige
Medborgaren skriver ner sin fråga/frågor på papper. Signeras med namn för att frågan ska tas upp.
Vi stämplar och lägger det i ett brunt internkuvert.
Vi skickar till kommunstyrelsen - kommunstyrelsesekreterarna
Vi kan även hänvisa att de kan skriva in sina frågor på sundsvall.se under "ställ en fråga".

Info/affischer
Kollar affischtavlorna varje vecka
Häng upp ny och släng gammal info/affischer.

Broschyrhyllan vid trappan 
Vi fyller på och tar bort sådant som inte är aktuellt, beställer mer om det är slut.

Vattna blommor
Samtliga växter i Kommunentréns ytor vattnar vi varje fredag

Ta emot nycklar efter 16:00
Om kundtjänst är stängt och entreprenör vill lämna tillbaka nyckel i receptionen
Ta mot nyckel och lås in den i lilla nyckelskåpet.
Häng in nyckel på valfri plats så indikerar det i datorn hos Kundtjänst.

Lån av rullstol
Nyckel till rullstol hänger på plats 58 i nyckelskåpet

Handikapphiss på baksidan
Nyckel hänger i nyckelskåpet och behöver vara i under färden

Rapport om slussarna i entrén
Mejla Håkan Åslin områdeschef på Drakfastigheter en gång i månaden, rapportera eventuella problem.

Bokning av FK salen

Vem får boka KF-salen: 
På dagtid får alla som jobbar i kommunhuset boka KF-salen.

Bokning av KF och KS utanför öppettider

Om man har rätt att boka KF-salen så får man göra det utanför öppettiderna om personen som frågar jobbar i huset. Magnus Fjell ska återkomma med mer info om vilka säkerhetsregler som gäller. Mats tar med sig frågan. (2023-05-22)

Då vi inte fick några rutiner av Magnus Fjell har Lena L tagit uppdetta med första mötet med DF Mats Johansson och nya vaktbolaget SeQurity om att vi behöver få en bra information vad som gäller för debitering och bokning av vaktbolag för de som bokar utanför kommunens öppettider. (Vi uppdaterar informationen så fort vi vet mera)

Politiker
Gruppledare har rätt att kostnadsfritt disponera sammanträdesrum i kommunhuset för möten med sin partigrupp inför kommunfullmäktige, nämndsmöten eller styrelsemöten i kommunala bolag, och att denna rätt inte omfattar andra politiska möten t.ex. medlemsmöten med partiet, föreningsmöten m.m och att sammanträdesrummen i kommunhuset är avsedda för möten anordnade av kommunen med undantag för Mittuniversitetet som brukar låna Fullmäktigesalen 1-2 gånger per år för högskoleprovet.

Utställningsytan 

Bokas via Kommunreceptionen
Endast under kommunhusets öppettider
Vi lägger bokningen i Outlookkalendern för utställningsdelen
Vid bordshyra hänvisar vi till kontorsservice 19 12 34

Frågan om utställare får sälja saker där kom upp 2022. Efter koll med Maria Magnusson som hänvisade till DF Frida Larsson är riktlinjen att ingen försäljning ska ske. Det finns dock inget på print om detta men vi gör så för att göra lika mot alla. Det är en gratis utställningsyta och konkurrensen kan bli snedvriden. Därav ingen försäljning.

Meddela utställare att vi inte tar något ansvar för stölder eller skadegörelse och att vi inte har något material eller belysning att bidra med till utställningen.

Q-channel info

Kösystemet i receptionen heter Q-channel
Länk till q-channel:
https://qchannelent-3.q-channel.com/SundsvallKommun/lathund.html
Användarnamn: kommunreceptionen@sundsvall.se
Lösenord: Loggain2023!
Pinkod till plattan: 1020
Problem med kösystem - kontakta Q-Channel support 08203033 eller info@q-channel.se

Socialtjänstens kallelselarm

Socialtjänsten har kallelselarm i varje besöksrum på vån 2.
Vi felanmäler inte kallelselarm, Soc återkallar detta själva.

När det larmar i något av besöksrummen, får vi upp på displayen vid kopiatorn vilket rumsnummer det larmas i. Vi noterar vilket rum det är så vi kan meddela om polis eller vakt kommer. (Det finns även en karta över huset där vi kan markera vilket rum som larmar och sedan ge till polis/vakt)

Bra att veta

Ringa genom från stationära telefoner *60*kortnummer#

Tekniker till mötesrum - Kristoffer på kontorsservice 19 12 44

Vaktbolaget SeQurity Tel: 19 89 90
Om något skulle inträffa så att vi inte kommer fram till SeQutity på 8990 så ringer vi 010-516 75 51. Det numret går till våra lokala vakter som finns i Sundsvall. Skulle de inte svara på sina mobiler kommer det att kopplas över till SeQuritys larmcentra. (Vet inte var i Sverige den ligger.) Men det kan vara bra att veta att om det händer så kan vi behöva förklara att vi ringer från Sundsvalls kommuns reception och behöver hjälp. Skulle vi behöva kontakta den centralen direkt någon gång (tex att ingen vakt dyker upp och vi inte når någon via 8990) så ringer vi direkt till larmcentralen på 010-516 75 00.

Boka vakt inför möte
Om IAF eller någon annan förvaltning vill ha vakter under ett möte så ringer de själva 8990 och beställer vakt.

Nyckelskåpet på väggen:
Blippa kortet på kortläsaren
Slå kod 123456#
Öppna
Häng in nycklar på valfri plats så indikerar det i datorn hos KT.
Vid fel på skåp kontakta Kundtjänst.

Felanmälan elcyklar
Service Fordon Tomas Pålsson Tfn: 060-19 89 69 Johan Hallin 070-18 66 131
Gäller även däckbyte

Cafe Bar
Tel 077-520 50 50
Våran kaffeautomat har nr: 22-732

Felanmälan larmdosor receptionen
Mejla felinformation och rumsnummer till info@kmtelesystem.se

Hjärtstartaren:
Behöver nya batterier och elektroder vart fjärde år. Hjärtstartaren ingår i ÖK så kostnader för byte av elektroder och batteri tar vi . Byttes 2022.

Vattenautomat: Id 94063330 felanmälan till Selecta  0770-858 585

Information i Kommunentrén
Receptionen har mandat att säga nej till information.
Efter samtal med Frida Larsson DF som säger att vi har mandatet i receptionen att säga nej till förvaltningar som vill ställa upp rollups och sätta upp info i entrén samt efter brandskyddsrond med Thommie så har vi följande förhållningsregler att ta ställning till:

• Så lite annonsering som möjligt pga att det är brännbart material som egentligen inte får finnas i en allmän yta.
• Entrén ska vara en öppen plats där man inte ska kunna gömma sig bakom saker eller att vi har saker som står som skymmer tex utrymningstavla och hänvisningar.
• Om vi säger OK till någon att ställa upp en rollup behöver vi se så den inte skymmer utrymningstavla och brandväg samt tidsbegränsa så att den står uppe en kort tid.

Politisk information i Kommunentrén 
Nej

Om brandlarmet går

Så länge det inte finns någon överhängande risk eller att vi ser lågorna så ska receptionspersonalen finnas kvar tills räddningstjänsten kommit till receptionen.

De två receptionister för dagen stannar kvar.
En receptionist tar på sig en varselvästen och går ut i entrén och hänvisar ut folk via utgångarna. Västen hänger vid dörren ut till entrén.
Den som är kvar i receptionen kollar larmpanelen på väggen se var i lokalen brandlarmet utlösts och berätta detta för räddningstjänsten.
Efter att räddningstjänsten fått sin information och sagt OK till att vi kan lämna så får vi gå ut.

Slå av/tysta larm
Efter OK med vaktbolag/polis får vi själva slå av larmet.
Förankrat med Mathias Sjödin.