• *** 1 juni 2023 får vi nytt vaktbolag Q Security ***

Anknytning som vi når vaktbolaget på:  8990 (flyttas över till aktuell entreprenör när ramavtal ändras)
gruppledare.vasternorrland@qsecurity.se

__________________________________________________________________

Beställning av väktartjänster

Vaktbolagstjänster som t.ex. extra rondering och bevakning görs via beställning i DeDu. 

• Utförare: Projekt/Specialist Passersystem 
• Ärendetyp: Beställning
• Kategori: SG Säkerhet
• Underkategori:  SG3.1 Bevakning, ordningsöverbevakning m.m
• Ingen prioritet
• Mejlet skickas till magnus.berglund@sundsvall.se

_________________________________________________________________

Beredskapsrapport/Utryckningsrapport

När väktare gör beredskapsutryckningar utanför kontorstid skriver de rapporter som vi registrerar i DeDU följande vardag.  

Att vara uppmärksam på

• Om inte Ent Vaktbolag finns att välja på fastigheten skickar man mejl till Carin Smedberg och ber henne lägga till den.
• Om vaktbolaget inte kommit in i en fastighet skickas rapporten även till passerkort@sundsvall.se när ordern är klar.
• Om det är något som behöver åtgärdas (trasigt, skadegörelse osv) se särskilda instruktioner under rubriken "Om något behöver åtgärdas"

Registrera ärendet

• Fastighet: Enligt rapport
• Byggnad: Välj huvudbyggnaden
• Utförare: Ent Vaktbolag 
• Ärendetyp: Beredskap
• Kategori: SG Säkerhet
• Underkategori: Enligt order, t.ex:

SG3.1 Bevakning, ordningsövervakning (vid extra rondering)

SG2.12 Larmsystem (när inbrottslarmet gått)

SG1.2.1 System för branddetektering...(när brandlarmet gått)

• Placering: Utryckningsrapport + aktuellt nummer
• Prioritet: Beredskap
• Anmärkning: Jour + Datum + Tid + Anledning till utryckning
• Anmält av:  Väktare + aktuellt nummer
• Övriga rutor lämnas tomma.

• Ladda upp pdf-dokumentet med beredskapsrapporten på Dokument.

• Kryssa i rutan Direktkvittera.

• Spara ej e-post

• I rutan för ref.nummer kan du skriva valfritt tecken, spelar ingen roll.

Kvittera ärendet

• Kopiera texten från Händelser & Åtgärder och Anteckningar i rapporten och klistra in i Kvitteringsrutan
• Tryck på Spara och välj vilka som ska få mejl: 
• Fr.o.m. 2023-08-02 skickar vi INTE rapporten till vaktbolaget
• Förskola: Tommy Karlsson tommy.karlsson@sundsvall.se
• Skola: Hans Nordström hans.nordstrom@sundsvall.se
• Gymnasium: Tero Lohti tero.lohti@sundsvall.se 
• Himlabadet/sporthallen: Jonas Lindevall & vaktmästare Himlabadet jonas.lindevall@sundsvall.se, vaktmastare.himlabadet@sundsvall.se
• Norra Berget, Gudmundstjärn/Svartviks Herrgård: Erika Forsberg erika.forsberg@sundsvall.se 
• Välj att mejla som Utförare
• Tryck på skicka mejl med bifogad fil (välj detta i e-post-rutan, längst ner).

Om något måste åtgärdas

Om det framkommer i utryckningsrapporten att något behöver åtgärdas, lagas eller undersökas gör man en kopia på ordern och skickar till rätt utförare. Q Security ska markera dessa ärenden med ordet KUNDTJÄNST i beskrivningstexten så att vi inte missar dem.

Kopiera ett ärende variant 1

• När du ska spara ärendet i Kvitteringssteget gör du "mouse over" på Spara-knappen och väljer "Spara & kopiera ärendet"
• När du skickat dina e-post får du nu fram en kopia av ärendet.

Kopiera ett ärende variant 2

• Om du redan hunnit spara ärendet hittar du det lätt i listan "Senast inkomna ärenden" på DeDU-startsidan.
• Dubbelklicka på ärendet så att det öppnas
• Gör "mouse-over" på Spara-knappen och välj "Spara & kopiera ärende"
• När mejlrutan kommer fram trycker du "Skicka ej e-post"
• Nu får du fram ett kopierat ärende.

Skicka order till lämplig utförare

• Allt som rör passerkort, behörigheter, manöverpaneler (MAP), larm, nycklar och sådant kan skickas till passerkort@sundsvall.se
• Allt som ska lagas skickas till fastighetstekniker eller skadegörelse, vilket som passar bäst
• Allt som rör "för kännedom", "bara så ni vet" eller klagomål på SOSs larmhantering skickas till driftens sektionschef Stefan Rex.