Sundsvalls Kommun

Väktare, Beredskapsrapporter, Utryckningsrapporter

Uppdaterad
  • *** 1 juni 2023 får vi nytt vaktbolag Q Security ***

Anknytning som vi når vaktbolaget på:  8990 (flyttas över till aktuell entreprenör när ramavtal ändras)
gruppledare.vasternorrland@qsecurity.se

__________________________________________________________________

Beställning av väktartjänster

Vaktbolagstjänster som t.ex. extra rondering och bevakning görs via beställning i DeDu. 

  • Utförare: Projekt/Specialist Passersystem 
  • Ärendetyp: Beställning
  • Kategori: SG Säkerhet
  • Underkategori:  SG3.1 Bevakning, ordningsöverbevakning m.m
  • Ingen prioritet
  • Mejlet skickas till magnus.berglund@sundsvall.se

_________________________________________________________________

Beredskapsrapport/Utryckningsrapport

När väktare gör beredskapsutryckningar utanför kontorstid skriver de rapporter som vi registrerar i DeDU följande vardag.  

Att vara uppmärksam på

  • Om inte Ent Vaktbolag finns att välja på fastigheten skickar man mejl till Carin Smedberg och ber henne lägga till den.
  • Om vaktbolaget inte kommit in i en fastighet skickas rapporten även till passerkort@sundsvall.se när ordern är klar.
  • Om det är något som behöver åtgärdas (trasigt, skadegörelse osv) se särskilda instruktioner under rubriken "Om något behöver åtgärdas"

Registrera ärendet

  • Fastighet: Enligt rapport
  • Byggnad: Välj huvudbyggnaden
  • Utförare: Ent Vaktbolag 
  • Ärendetyp: 12. Bevakning        <== NYHET!!!
  • Kategori: SG Säkerhet
  • Underkategori: Enligt order, t.ex:

SG3.1 Bevakning, ordningsövervakning (vid extra rondering)

SG2.12 Larmsystem (när inbrottslarmet gått)

SG1.2.1 System för branddetektering...(när brandlarmet gått)

  • Placering: Utryckningsrapport + aktuellt rapportnummer
  • Prioritet: Ingen prioritet           <== NYHET!!!
  • Anmärkning: Datum + Tid + Anledning till utryckning
  • Anmält av:  Väktare + aktuellt nummer
  • Övriga rutor lämnas tomma.
  • Ladda upp pdf-dokumentet med beredskapsrapporten på Dokument.

  • Kryssa i rutan Direktkvittera.

  • Spara ej e-post

  • I rutan för ref.nummer kan du skriva valfritt tecken, spelar ingen roll.

Kvittera ärendet

  • Kopiera texten från Händelser & Åtgärder och Anteckningar i rapporten och klistra in i Kvitteringsrutan
  • Tryck på Spara och välj vilka som ska få mejl: 
  • Fr.o.m. 2023-08-02 skickar vi INTE rapporten till vaktbolaget
  • Förskola: Tommy Karlsson tommy.karlsson@sundsvall.se
  • Skola: Hans Nordström hans.nordstrom@sundsvall.se
  • Gymnasium: Tero Lohti tero.lohti@sundsvall.se 
  • Himlabadet/sporthallen: Jonas Lindevall & vaktmästare Himlabadet jonas.lindevall@sundsvall.se, vaktmastare.himlabadet@sundsvall.se
  • Norra Berget, Gudmundstjärn/Svartviks Herrgård: Erika Forsberg erika.forsberg@sundsvall.se 
  • Välj att mejla som Utförare
  • Tryck på skicka mejl med bifogad fil (välj detta i e-post-rutan, längst ner).

Om något måste åtgärdas

Om det framkommer i utryckningsrapporten att något behöver åtgärdas, lagas eller undersökas gör man en kopia på ordern och skickar till rätt utförare. Q Security ska markera dessa ärenden med ordet KUNDTJÄNST i beskrivningstexten så att vi inte missar dem.

Kopiera ett ärende variant 1

  • När du ska spara ärendet i Kvitteringssteget gör du "mouse over" på Spara-knappen och väljer "Spara & kopiera ärendet"
  • När du skickat dina e-post får du nu fram en kopia av ärendet.

Kopiera ett ärende variant 2

  • Om du redan hunnit spara ärendet hittar du det lätt i listan "Senast inkomna ärenden" på DeDU-startsidan.
  • Dubbelklicka på ärendet så att det öppnas
  • Gör "mouse-over" på Spara-knappen och välj "Spara & kopiera ärende"
  • När mejlrutan kommer fram trycker du "Skicka ej e-post"
  • Nu får du fram ett kopierat ärende.

Skicka order till lämplig utförare

  • Allt som rör passerkort, behörigheter, manöverpaneler (MAP), larm, nycklar och sådant kan skickas till passerkort@sundsvall.se
  • Allt som ska lagas skickas till fastighetstekniker eller skadegörelse, vilket som passar bäst
  • Allt som rör "för kännedom", "bara så ni vet" eller klagomål på SOSs larmhantering skickas till driftens sektionschef Stefan Rex.
warning Created with Sketch.