Sundsvalls Kommun

Sundsvalls Kommun

Du är här: Start / Kommunstyrelsekontoret / SC - Lön & Pension

Uppdrag: Lön & Pension

Uppdaterad

Denna guide innehåller:

Uppdrag

Ärendehantering

E-post

Heroma-apparna MinLön och MinTid

Intyg & avtal

Lön & ersättning

Årsinkomst

Reseräkning och personligt utlägg

Tid, semester & frånvaro

Pension

Heroma

Konto för utbetalning, avi

Lönespecifikation

Anställning, anställningsavtal

25-årsgåvan

LAS

Löneskuld, avdrag på lön

Skatt

Lön & pension kontor, brevlåda

________________________________________________________________________________

Uppdrag

  • Från och med 2023-02-01 tar KC över inkommande samtal till Lön & Pension (LOP). 
  • Kontaktpersoner: Anna Norbäck och Jenny Hägglund
  • Välkommen till Kundtjänst, du pratar med [förnamn]

________________________________________________________________________________

Ärendehantering

Under second lines öppettider kl. 9-12 

  • Svara på frågor och hänvisa utifrån informationsmaterialet vi fått. 
  • Det är mycket som är chefens ansvar att mejla eller ringa till lön och pension : Sjukskrivningar (chef skickar in sjukintygen), schemaändringar, ALLT gällande kostavdrag , ändring av pass, byte av arbetstid, sjuk under semestern , semesterdag utbetalat i peng osv 
  • Koppla in ärenden som inte finns i materialet till second line-grupperna Lön eller Pension under deras öppettid 09-12.  Klicka på dubbelpilen och välj lön eller pension
  • Ärenden som ska kopplas : t.ex. Försäkringskassan, chefer, A-kassan, Kronofogdemyndigheten, ärenden där man måste titta på en persons lön i systemet.
  • Intyg för att söka bostad : be kund mejla till lonochpension@sundsvall.se Skriv i ämnes raden: Intyg för att söka bostad 
  • Får man koppla på handläggare när de söks på namn under telefontiden eller ska de alltid via gruppen? Hänvisa i allra första hand till telefontiden och de handläggare som är inloggade på slingan. De vill i möjligaste mån hjälpa dem under telefontiden MEN OM de prompt vill prata med en specifik handläggare be dem mejla till lonochpension@sundsvall.se De ska skriva att nanmn , telefonummer och vem de söker. OM de redan har ett ärende via mejlkontakt Då svarar de i vändande ärendemejl. (21/6-23)

Utanför second lines öppettider

  • Svara på frågor och hänvisa utifrån informationsmaterialet vi fått. 
  • Om chef eller HR-partner ringer före klockan 09, hänvisa till telefontiden.
  • Om chef eller HR-partner ringer efter klockan 12, vid akuta fall skicka mejl till lonochpension@sundsvall.se.
    OBS! chefer inom VOF och HR-AKUT kan ringa VIP-anknytning 2626 och komma direkt till handläggare. Öppettid 9-17, lunchstängt 12-13

               Ämne: Chef/HR önskar kontakt

               Innehåll: Namn telefon, e-post, pers.nr om personärende, ärendetext

  • Alla andra ärenden: antingen får de får återkomma nästa dag eller mejla själva. KC tar ALDRIG meddelande från vanliga medarbetare. 

________________________________________________________________________________

E-post

Lön & Pension har flera olika e-postadresser med olika syften:

________________________________________________________________________________

Heroma- apparna Min Lön och Min Tid

Om medarbetaren inte kan ladda ner Appen så behöver chef beställa behörighet till heroma 

Information om hur du laddar ner Heroma-Apparna finns HÄR

När du laddat ner Appen väljer du arbetsgivare i listan och loggar in med Bank ID.

I MinLön-appen kan du:

  • Se dina tidigare löneutbetalningar/lönespecifikationer
  • Se din kommande löneutbetalning/lönespecifikation
  • Se dina kvarvarande semesterdagar och komptimmar
  • Se din övertid

I MinTid-appen kan du:

  • Rapportera arbetsförändring och frånvaro
  • Lägga in arbetspass (timavlönad)

Det finns även en tredje Heroma - app Mina Ärenden som är bara för chefer. Där kan de t.ex. godkänna ledigheter.

________________________________________________________________________________

Intyg & avtal

Arbetsgivarintyg

  • Intyg till t.ex. A-kassa, försäkringskassan, AFA
  • Arbetsgivarintyg visar frånvaro, övertid & arbetad tid, anställningsform & lön. 
  • Vi har vanligtvis två veckors leveranstid, vid hög arbetsbelastning kan det ta längre tid.
  • Länk: https://e-tjanster.sundsvall.se/oversikt/overview/178
  • Har man valt att få arbetsgivarintygen digitalt behöver personen logga in på sundsvall.se som medborgare - mina sidor - mina ärenden och där syns intygen. 

Tolkar kontaktar Siv Englund & Birgitta Törnblom på tolkservice


Tjänstgöringsintyg

  • Tjänstgöringsintyg visar vilka anställningar du har haft i kommunen. 
  • Innehåller lista över befattning & anställningsperiod
  • Vi har vanligtvis två veckors leveranstid, vid hög arbetsbelastning kan det ta längre tid.
  • Länk: https://e-tjanster.sundsvall.se/oversikt/overview/179

Anställningsavtal

  • Det finns en e-tjänst där en anställd kan begära ut anställningsavtalet från personalakten. 
  • Länk: https://e-tjanster.sundsvall.se/oversikt/flowoverview/463
  • Detta behöver inte gå via chef. 
  • Anställningsavtalet skickas då digitalt.
  • När man har gjort beställningar i e-tjänster så får man sina intyg under mina sidor på Sundsvall.se 

________________________________________________________________________________

Lön & ersättning

Vad får jag för lön?

  • Titta i Lön och arbetstid – Personligt - Löneuppgifter - Löneuppgifter. 
  • Finns även en Heroma-app - Min Lön: LÄNK

Jag har inte fått min nya lön! Min lön stämmer inte med det chefen sa!

  • Kontakta chef som i sin tur får kontakta HR, alternativt att chef får maila LoP om lönen ska ändras.
  • Om inte lönen inte stämmer kan inte LoP göra något åt det, de ser samma siffror som medarbetaren. Man behöver ett underlag från chef

Vad kan jag göra för att höja min lön? Den är så låg!

  • Kontakta HR-partner/chef inom respektive förvaltning.

Jag har lämnat in betyg men inte fått min nya lön!

  • Kontakta HR-partner/chef inom respektive förvaltning.

Jag har jobbat två pass som jag inte fått betalt för!

  • Kontakta chef som får boka pass om det ej är gjort. 
  • Finns pass bokad behöver chef maila LOP för vidare hjälp.

Jag jobbar som timavlönad och har inte fått in alla mina pass!

  • Har du fyllt i en tjänstgöringsrapport? Stämmer inte timmarna enligt rapporten? Kontakta chef. Saknas hela utbetalningen behöver chef kontakta LoP. 
  • Lägger du själv in din tid i Lön & Arbetstid? Är alla pass godkända? Står de som pågående behöver chef godkänna dessa.  
  • Bokas dina pass via Bemanningsenheten/Time Care? Saknar du pass? Är passen inte godkända? Kontakta chef som får boka pass om det ej är gjort. Finns pass bokad behöver chef maila LoP / Bemanningsenheten för vidare hjälp. 

En förtroendevald som inte har fått ersättning för förlorad arbetsförtjänst

  • Förtroendevald mailar LOP ett intyg där förlorad arbetsförtjänst framgår. Gäller i 1 år, efter 12 månader behöver man skicka in ett nytt.  Länk: Förtroendevald-Intyg om löneavdrag.pdf 
  • Dom begär ersättning för förlorad arbetsförtjänst på närvarolistan som fylls i vid varje möte.  

Gode män/tolkar som saknar/fått för mycket ersättning

  • LOP lägger inte in deras ersättning, bara anställning. Vid fel ersättning får de vända sig till deras ansvariga.

Lön för familjehem och kontaktfamilj

  • Sök på "lön familjehem" eller "lön kontaktfamilj" i växeln. Det finns särskilda lönehandläggare på IAF BUF som hanterar dessa pengar.

Jag är månadsanställd och behöver veta min timpenning

  • Dividera månadslönen med 165 så får du timpenningen.
  • Om personen inte vet sin månadslön, koppla samtalet till second line. 

Jag har månadslön och behöver veta min årsinkomst

  • Multiplicera månadslönen med 12

Jag kan inte göra ett personligt utlägg

Man kan endast lägga in 60 dagar bakåt i tiden på personligt utlägg. 

Personligt utlägg för friskvårdsbidrag (se manualen i Heroma). Skriver ut sidan i Heroma,häftar fast kvittot och överlämnar till sin chef som godkänner utlägget. 


Jag har inte fått ngt tjänstgöringsintyg/arbetsgivarintyg. Det har gått mer än 2 veckor. 

Be kund vänta och avvakta ett tag till . Om det har tagit jätte lång tid så kan de få prata med en handläggare. 

Vid enskild angelägenhet pratar man med sin chef som får ta reda på vad som gäller för just den anställda. 

 https://intranat.sundsvall.se/inloggad/s/anstallning-och-arbetsmiljo/sjukfranvaro-semester-ledighet/tjanstledighet-och-ovrig-ledighet

________________________________________________________________________________

Årsinkomst

För att få veta sin årsinkomst/inkomstuppgifter som ska till försäkringskassan, mejla till lonochpension@sundsvall.se med namn och personnummer samt vad ärendet gäller.

________________________________________________________________________________

Reseräkningar och personligt utlägg i Heroma

Klicka på pilen för att nå manualen. Se länk nedan. Det finns även videoguidning. 

Manual för Heroma

Tid, semester & frånvaro

Hur många semesterdagar har jag?

  • Titta i lön och arbetstid under fliken Personligt/semester.  
  • Saldot som visas gäller godkänd semester. 
  • Saldot kan förändras beroende på ändrad anställningstid och ev frånvaro som inte är semestergrundande.
  • Semesterersättning betalas ut innevarande månad 
  • Obetald semester Chef mejlar in vilka dagar det gäller till lonochpension@sundsvall.se  Som sedan lägger in dessa i HEROMA . 

Vad är semestergrundande frånvaro?

  • Information på Inloggad: LÄNK

Jag ska lägga in frånvaro/arbetade timmar - hur gör jag?

  • Lathundar finns på Inloggad: Mina verktyg - Lön & Arbetstid - Hem – Heroma lönesystem manualer)  
  • Fr.o.m. februari 2023 ska vikarier på förskolorna använda Time Care för att se sina pass och rapportera ev. frånvaro. Vikarier på skolorna använder fortfarande Heroma för att rapportera tid.

Vad gäller vid semesterväxling? 

Man får inte ha fler än 10 sparade semesterdagar den 31/12 innan semesterväxlingsåret. (uppdaterad 25/10-24)

https://intranat.sundsvall.se/nyheter/show/nu-ar-det-dags-for-semestervaxling

  •  Du kan söka om semesterväxling from 21/10-24 Tom 9/12-24. Efter det datumet går det inte att ansöka om semesterväxling. Chef godkänner senast 16/12- 24

Hur många semesterdagar får man spara? 

  • Vid nytt semester-år får du endast ha 30 semesterdagar sparade i spar-acken om inget annat är avtalat.  

Vilken semesterrätt har jag?  

  • 25 semesterdagar t.o.m. det år du fyller 39 år
  • 31 semesterdagar fr.o.m. det år du fyller 40 år 
  • 32 semesterdagar fr.o.m. det år du fyller 50 år

Jag vill få semesterdagar utbetald i pengar?  

  • Har du en semesterrätt på mer än 25 dagar? 
  • Dagar över 25 kan man få utbetald i pengar, chef behöver maila till Lön & Pension. 
  • Har du 25 dagar kan du inte få dom utbetald i pengar. (Undantag kan göras vid löneskulder, kontakta LOP)
  • Bara dagar över 30 betalas ut på Februari månads lön .

Jag vill omvandla 1 semesterdag till timmar? 

  • Du kan endast omvandla 1 semesterdag till timmar om du har en semesterrätt på över 25 dagar eller om du har semester växlat. 
  • För att omvandla till timmar behöver du fylla i en blankett:  ‘’Ledighetsansökan, blankett’’  och lämna till chefen som skickar in ett signerat underlag till LOP.  

Jag kan inte lägga in föräldraledighet/vård av barn då det saknas personnummer på barn.  

  • Du lägger själv in detta i Lön & Arbetstid under Personligt – Personuppgifter – Anhöriguppgifter - tryck på pluset och då skapas en ny rad där man fyller i personnummer på födelsedag. 
  • Är inte barnet fött än så fyller du i Beräknad Nedkomst.  

Chef kan inte godkänna frånvaro och får felmeddelande att omfattningen överstiger 100 %

  • Det innebär att det redan ligger en godkänd frånvaro under samma/en del av period.  
  • T.ex. att det ligger en godkänd semester och man försöker godkänna en ny sjukfrånvaro, dessa krockar då. 
  • Ska detta bytas ut behöver chef skicka in ett mail till LoP och be om att semester ska tas bort, då kan sjukfrånvaron godkännas.  

Ta bort godkänd frånvaro i Heroma

  • Chefen behöver mejla in att lönehandläggarna ska ta bort godkänd frånvaron i Heroma. Handläggarna behöver ha ett underlag innan dom kan ta bort något.  

Lagt in frånvaro utanför arbetstiden, felmeddelande

  • Chefen måste avslå ärendet och den anställde gör en ny anmälan.

 Gå ner i tid/tjänst

  • Medarbetaren behöver mejla till LoP

________________________________________________________________________________

Pension

Jag ska gå i pension. Hur gör jag?

________________________________________________________________

Heroma

Jag har inget lösenord

Du behöver kontakta IT support för att få användarnamn och lösenord. Är det en nyanställd så får chef uppgifterna skickade till sig dagen innan anställningen börjar.

Ta bort frånvaro/övertid/vab

  • Meddela att chef behöver skicka in ett mail till LoP på det som ska korrigeras, LoP behöver ett underlag för att kunna justera.
  • Om ärendet är pågående kan man ta bort det själv eller så kan chefen avslå

Jag har fel schema i Heroma

  • Kontakta chef som skickar aktuellt schema till LoP.

Jag ser inte mitt schema i Heroma

  • Schema kan saknas, se ovan eller om man har flera anställningar – välj rätt anställning (längst upp till höger, tryck på pilen, byt id). 
  • Det går även att ändra id i appen Min lön (uppe i högra hörnet på rullgardinen, tryck på mer och byt id).

Jag kan inte lägga in mina tider

Problemet kan vara att man ligger på fel anställning i Lön & Arbetstid, tex id 1000 men jobbar på id 1001, då behöver man göra ett eget val i Lön & Arbetstid & byta id, sätt som standard.

Jag kommer inte in i Lön och Arbetstid / Heroma!

  • Kommer du inte in i datorn? – kontakta IT. Kommer du inte in i Heroma? – Be kund mejla Teamdrift, se nedan.
  • Vad får du för felmeddelande? Om du får något av de två som bilderna visar behöver du mejla personnummer till teamdrift@sundsvall.se och skriva vilket felmeddelande du fått. 


________________________________________________________________________________

Konto för utbetalning, avi

Jag vill anmäla kontonummer

  • Information på Inloggad med praktisk direktlänk på QR-kod: LÄNK
  • Denna länk kan du sms:a  till kund och ge rätt arbetsgivarnummer(se nedan) Länken tar dig till kommunens bank Nordea
  • Kommunen har arbetsgivarnummer: 609183 (bolagen har andra nummer, se länk ovan)
  • Sundsvalls kommun Organisationsnummer: 212000-2411
  • Känt problem på Nordeas sida, om du inte lyckas signera: Gå tillbaka längst upp i formuläret och kolla så att e-postadressen fortfarande är ifylld, den ramlar ofta bort om man laddat om formuläret.

Vad har jag anmält för konto för utbetalning?

  • Följ samma länken ovan och logga in så kan du kolla själv att allt blivit rätt.

Jag har inte fått min lön insatt på mitt konto vad beror det på?

  • Har du anmält ditt konto till Nordea (10 arbetsdagar innan lönen går ut)? 
  • Om svar Nej, så kommer lönen att utbetalas på en avi som kommer med posten inom 1-3 dagar (beror på posten). 
  • Du behöver anmäla ditt konto till Nordea för att få framtida löneutbetalningar (instruktion längre upp).  

Jag har inte fått min avi!

  • Står ditt namn på dörren? Om inte namnet står på dörren så lämnar posten inte ut avin, kontakta LoP. 
  • Har du rätt adress i Lön & Arbetstid? Du ser detta i Lön & Arbetstid under personligt-personuppgifter. Stämmer inte adressen i Lön & Arbetstid behöver personen kontakta LoP. 
  • Jobbar du på timmar? Har du börjat denna månad? Timavlönade får lön månaden efter de har jobbat, dvs. den tid som man jobbar i oktober betalas ut i november.

________________________________________________________________________________

Lönespecifikation

Jag vill ha lönespecifikationen pdf

  • Finns på inloggad under Lön o arbetstid, personligt - löneuppgifter -
    markerar i rutan till vänster för den månad du vill se lönespecifikationen - klickar på Hämta längre upp på sidan. Då får du välja "öppna fil" via Nerladdningar till höger i bilden.
    Eller öppna Den här datorn - Hämtade filer
  • Om man har Nordea eller Swedbank kan man anmäla på deras hemsida att man vill få sin lönespecifikation digitalt. 
  • Annan bank– då kan man ansluta till Kivra. Man kan även använda Appen Heroma Min Lön.
  • Information om att anmäla sig till digital lönespecifikation: https://kivra.se/sv/privat/sa-funkar-det/digitala-lonebesked/
  • Man kan även använda Appen Heroma MinLön.  
  • Vid flera anställningar så är det endast 1 lönespecifikation. 

Lönen som är insatt på mitt konto stämmer inte med informationen i min lönespecifikation - vad beror det på? 

  • Kontakta Nordea, troligtvis en gruppförsäkring eller fackavgift som dragits. 
  • Får du lönespec via Kivra, Swedbank/Nordea eller appen MinLön finns information från Nordea vad för avdrag som är gjorda.  

När kan man se lönen i Heroma?

  • Från den 19-20 varje månad kan man se sin lön i Heroma.

________________________________________________________________________________

Anställning, anställningsavtal

Jag ska anställa en person – hur gör jag?  

  • Vid anställning med månadslön: 

Anställnings- och lönebeslut - Denna e-tjänst använder du om du ska anställa en helt ny medarbetare, eller om en befintlig medarbetare skall få ny titel eller ny anställningsform. Exempel: en medarbetare som är anställd som vikarie ska framöver få en särskild visstidsanställning. 

Ändring av anställning - Denna e-tjänst använder du om en befintlig medarbetare skall få ny omfattning, förlängd visstidsanställning, lönetillägg eller ny arbetsplats (kontering). Förlängd visstidsanställning förutsätter att ett vikariat förlängs som ett vikariat eller särskild visstidsanställning förlängs som särskild visstidsanställning. En särskild visstidsanställning som blir ett vikariat måste du registrera i e-tjänsten för lön och anställningsbeslut. 

  • Anställa timvikarie som ska rapportera själv eller via bemanningsenheten:  

Registrering av ny timavlönad och Tilläggsregistrering av befintlig timavlönad  Här registrerar du som chef in ny timvikarie till TimeCare Pool och gör tilläggsregistrering på vikarier som redan finns i TimeCare Pool. Denna e-tjänst används också till att registrera in nya timvikarier som ska rapportera sina arbetspass i Lön och Arbetstid. Du kan även förlänga anställningen på befintlig timvikarie som rapporterar i Lön och Arbetstid. 

Vilken anställningsform ska jag använda? 

  • Vikariat/vik - Man ersätter en medarbetare. 
  • Särskild visstid/SÄVA - Projekt/förstärkning, utöka bemanningen utan att man ersätter någon annan.

________________________________________________________________________________

25-årsgåvan

________________________________________________________________________________

LAS

Hur många dagar har jag jobbat?

Fråga alltid inringande: Gäller det LAS eller 25-årsgåvan?

  • LAS: Maila namn och personnummer till las-adm@sundsvall.se  
  • 25-årsgåvan:  Se rubriken här ovanför

LAS - Anmäla företräde

LAS - Avstå rätt att konverteras till en tillsvidareanställning

________________________________________________________________________________

Löneskuld, avdrag på lön

Kommer det dras fackavgifter om jag blir sjuk?  

  • Du behöver kontakta ditt fack angående detta, LoP har inget med dessa avdrag att göra.

Det har dragits dubbla kostavdrag på mig

  • Du/chefen behöver maila in till LoP om detta så justerar vi detta.

Jag har inte längre kostavdrag men det dras fortfarande? Jag vill avsluta mitt kostavdrag? 

  • Vi behöver mail från chef från vilken månad det ska avslutas.

Jag har fått en löneskuld och vill betala nu. Hur gör jag? 

  • Skicka ett mail till LoP med namn & personnummer och att du vill få en faktura. 
  • För mer frågor koppla till LoP.

Jag har fått en faktura för min bruttolöneskuld och vill göra en avbetalningsplan. 

  • Kontakta ekonomi för en avbetalningsplan på telefon: 060-19 84 24 eller e-post: ssckund@sundsvall.se

________________________________________________________________________________

Skatt

Jag vill att ni ska dra mer skatt på mig, hur gör jag? 

  • Maila personnummer och summa frivillig skatt (extra skatt) till lön och pension  
  • Vid osäkerhet på vilken skatt som ska dras, hänvisa till Skatteverket: 0771-567 567

Det står "skattsedel ej lämnad" på min lönespecifikation - varför gör det det? 

  • Du har inte lämnat in din skattsedel. 
  • Denna hämtas på Skatteverkets hemsida, ladda ner och skicka till Lön och Pension.  

________________________________________________________________________________

Lön & pension kontor, brevlåda

  • Man har en brevlåda utanför ingången på Heffners Allé 9. 
  • Kommer man mellan 8-16 så kan man dessutom gå in i foajén och ringa på en klocka så kommer de ut och tar emot. 
Guide taggad med: kostavdrag lönespecifikation matavdrag pdf semesterväxling

Hjälpte guiden dig?

warning Created with Sketch.